Regulament Bike-Marathon Cluj-Napoca

I. Generalități

1.1. Prezentul document are rolul de a crea un cadru regulamentar pentru ediția 2024 a proiectului organizat de către Asociația ONedu – „BikeMarathon Cluj-Napoca” numit în cele ce urmează în prezentul document „Eveniment”.

1.2. Scopul proiectului este de a încuraja sportul și mișcarea în comunitate. Proiectul este unul caritabil, proiectul fiind un eveniment de strângere de fonduri cu taxă de participare, fondurile obținute și strânse vor fi utilizate pentru scopul statutar al Asociației ONedu. Orice interpretare a prezentului regulament se va realiza în spiritul acestui scop.

1.3. Prin înscrierea și participarea la acest eveniment, participanții sunt de acord să respecte și să se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si condițiilor prezentului Regulament și a legislației in vigoare aplicabile la data evenimentului.

1.4. Organizatorul este Asociația ONedu, persoană juridică română, cu sediul social în Cluj-Napoca, str. Eugen Ionesco 67, bl.A, sc.1, apt.27, jud. Cluj, cod fiscal 49039313.

1.5. Asociația ONedu își rezervă dreptul de a modifica prezentul Regulament, în funcție de modificările intervenite la nivel legislativ, inclusiv prin introducerea unor restricții suplimentare referitoare la înscrierea și participarea la eveniment, dacă situația existentă la data desfășurării evenimentului o va impune.

1.6. Probele din cadrul BikeMarathon Cluj-Napoca sunt deschise tuturor doritorilor, respectând condițiile impuse de organizator. Este recomandat ca participantul să aibă 14 ani împliniți la data desfășurării evenimentului pentru cursa FAMILY. Pentru Cursa 10.5KM, participantul trebuie să aibă minim 16 ani împliniți, iar pentru Cursele 20.5KM și 38KM minim 18 ani împliniți. Minorii vor avea la ridicarea kitului atât acordul participantului, cât și acordul parental.

1.7. Înscrierea participanților se face prin înregistrare online pe site-ul https://bikemarathon.ro, prin platforma pusă la dispoziție de 42km.ro, a căror condiții și termeni îi acceptați prin înscrierea la competiție.

1.8. Prin semnarea formularului de înscriere sau bifarea căsuței corespunzătoare în timpul înregistrării online fiecare participant:

– declară că acceptă, înţelege și se conformează termenilor și condiţiilor de participare la BikeMarathon Cluj-Napoca, precum şi regulamentul competiţional

– declară că a citit și este de acord cu Politica de Confidențialitate privind prelucrarea de către Asociatia ONedu a datelor cu caracter personal inclusiv in ce privește prelucrarea imaginii foto si video folosite în materialele de promovare ale evenimentului

– declară pe propria răspundere ca datele completate sunt reale și că persoana este aptă fizic pentru a participa la concurs potrivit conditiilor din prezentul Regulament.

1.9. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a refuza înregistrarea şi participarea la cursă, din motive obiective, a unui participant. Organizatorul poate interzice luarea startului sau continuarea cursei pentru orice participant dacă acesta se prezintă la concurs în stare de ebrietate sau este sub efectul substanțelor halucinogene, a unei stări de slăbiciune sau epuizare fizică sau psihică, sau pentru orice alte motive considerate a fi de natură să pună în pericol participanții sau să împiedice buna desfășurare a concursului.

1.10. Competiția se desfășoară în data de 10 noiembrie 2024.

1.11. Înscrierile se fac online până pe 3 noiembrie 2023, orele 23:59:59. Validările se vor face între 3 – 6 noiembrie 2024. După aceste date înscrierile nevalidate se vor anula.

1.12. Traseele competiției: Competiția se va desfășura pe potecile din Pădurea Hoia. Traseele vor fi afișate pe pagina evenimentului, în format PNG și GPX. Traseele publicate pot suferi modificări din diferite motive, care includ condiţiile meteo, siguranţa, restricţii de circulaţie, etc. Fiecare competitor are obligația să urmeze traseul oficial marcat cu semnele explicate la ședința tehnică, să respecte indicațiile arbitrilor, să nu folosească scurtături sau alte avantaje similare.

1.13. Participanții vor purta cască de protecție. Încălcarea acestei prevederi poate conduce la excluderea din competiție, fără drept de recuperare a taxei de participare.

II. Declarație pe proprie răspundere

2.1. Participarea la BikeMarathon Cluj-Napoca face pe proprie răspundere, în deplină cunoştinţă a capacității de a participa la eveniment, a stării de sănătate fizică şi mentală.

2.2. Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere, persoana care completează formularul declară pe propria răspundere și își asumă faptul că datele completate sunt reale.

2.3 Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere, persoana care completează formularul își dă acordul ca BikeMarathon Cluj-Napoca sa procedeze la colectarea şi prelucrarea datelor sale personale (numele, prenumele, adresa de e-mail și alte informații din formularul de înscriere) pe teritoriul României, direct şi/sau prin împuterniciţii şi/sau partenerii contractuali ai acesteia în scopul de a participa la campaniile promoţionale şi de informare derulate de către Asociația ONedu, în scopul promovării evenimentelor organizate sau co-organizate de Asociația ONedu.

2.4. În cazul în care formularul de înscriere este completat de o altă persoană decât participantul la eveniment, persoana care completează și trimite formularul de înscriere își asumă responsabilitatea caracterul real al datelor completate și își asumă deplina responsabilitatea că are acordul participantului pentru înscrierea lui la eveniment.

2.5. Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere și acceptarea Regulamentului de concurs, participantul își asumă pe propria răspundere că este clinic sănătos/sănătoasă și că nu suferă de nicio afecțiune care să îi interzică să participe la eveniment sau să îi pericliteze starea de sănătate în timpul desfășurării evenimentului și își asumă întreaga responsabilitate în ceea ce privește participarea la BikeMarathon Cluj-Napoca.

2.6. Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere și acceptarea Regulamentului persoana declară că a înțeles pe deplin ce reprezintă participarea la o astfel de competiție, al cărei traseu implică/ poate implica pe parcursul acestuia și trafic rutier.

2.7. Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere și acceptarea Regulamentului participantul la eveniment declară pe propria răspundere că este într-o formă corespunzătoare pentru a participa la un concurs sportiv, cum este BikeMarathon Cluj-Napoca, astfel încât organizatorii, precum şi oricine are legătură cu aceştia (sponsori, parteneri, angajaţi, autorităţi, oficiali, voluntari etc) sun exonerați de orice răspundere în legătură cu orice pretenţiiale participanților și sau a succesorilor, de orice natură, pentru eventuale accidentări, boală, deces sau orice alte probleme medicale care ar putea apărea pe parcursul desfăşurării competiţiei.

2.8. Prin completarea și trimiterea formularului de înscriere și acceptarea Regulamentului participantul la eveniment declară pe propria răspundere, că în situaţia în care ar surveni pe parcursul competiţiei evenimente ca cele descrise mai înainte, va suporta toate cheltuielile ocazionate de transportul către o unitate medicală specializată şi declară că renunţă la orice pretenţie în legătură cu un astfel de transport şi/sau tratament de urgenţă, întârzieri ori deficienţe în legătură cu acesta.

2.9. Dacă formularul de înscriere este completat și transmis de o altă persoană decât participantul la eveniment, prin completarea și trimiterea formularului se consideră că participantul la eveniment și-a dat acordul pentru înscriere și că a acceptat că îndeplinește toate condițiile de participare prevăzute în prezenta secțiune și prezentul Regulament.

2.10. Fiecare participant este responsabil pentru propria securitate şi siguranţă. Organizatorii, partenerii, sponsorii, voluntarii şi personalul care participă la organizarea evenimentului nu sunt responsabili pentru orice fel de rănire, deces sau pagube de orice natură care pot surveni în timpul sau ca urmare a desfăşurării evenimentului.

2.11. Este recomandat ca participanţii să dispună de asigurare în caz de accidente, valabilă pentru competiții sportive.

2.12. Participanţii au obligaţia de a asculta şi de a respecta indicaţiile/instrucţiunile organizatorului şi ale personalului de concurs.

2.13. În ceea ce privește participarea copiilor minori la eveniment, prin completarea și trimiterea formularului de înscriere părinții sau tutori legali ai copilului minor declară pe propria răspundere că sunt de acord cu participarea copilului minor la competiție.

2.14. Părinții sau tutorii legali ai copilului minor înscris în competiție declară pe propria răspundere că au fost informați cu privire la riscurile ce le implică participarea copilului minor la eveniment și că își asumă întreaga responsabilitate în cazul producerii unui accident survenit în timpul evenimentului. Organizatorii, precum şi oricine are legătură cu aceştia (sponsori, parteneri, angajaţi, autorităţi, oficiali, voluntari etc) sunt exonerați de orice răspundere în legătură cu orice pretenţiiale participanților, tutorilor legali ai acestora și/sau a succesorilor acestora, de orice natură, pentru eventuale accidentări, boală, deces sau orice alte probleme medicale care ar putea apărea pe parcursul desfăşurării competiţiei.

2.15. Părinții sau tutorii legali ai copilului minor înscris în competiție declară pe propria răspundere că datele completate în formularul de înscriere sunt reale, că minorul pe care îl reprezintă este apt din punct de vedere medical pentru a participa la proba la care a fost înscris, că minorul pe care îl reprezintă are pregătirea fizică, psihică şi tehnică corespunzătoare pentru a participa la proba la care a fost înscris; că a luat la cunoștință de implicațiile juridice ale participării minorului pe care îl reprezintă la eveniment şi își asumă întreaga răspundere, în cazul în care copilul meu/minorul pe care îl reprezint este implicat într-un accident.

III. Taxa de participare

3.1. Taxa de participare se plătește prin transfer bancar și prin procesatorul de plăți online. Se poate achita numerar doar în cazuri excepționale, cu acordul directorului executiv.

3.2. Înregistrările online se deschid la data şi ora prevăzută de organizator pe site evenimentului: https://bikemarathon.ro.

3.3. Taxa de participare asigură dreptul de a participa la eveniment. Taxa este compusă din cheltuieli operaționale de înregistrare în baza de date a participanților, de validare, de atribuire număr, serviciul de cronometrare și de organizare a evenimentului, medalia la sosire, asistenta medicala. Prețul taxei de participare este cel afișat pe site și poate fi modificat fără a fi anunțat în prealabil, la decizia neîngrădită a Asociației ONedu. De asemenea, Asociația ONedu poate acorda și reduceri la prețul taxei, în funcție de campaniile sale.

3.4. Dacă toate locurile anunțate se ocupă, înscrierile se închid mai devreme decât data stabilită. Restituirea taxelor de participare pentru cei care nu doresc să mai participe nu este posibilă.

3.5. Participanții pot transfera către o altă persoană eligibilă, până la data de 30 octombrie. Transferul între probe este posibil până la data de 30 octombrie, cu mențiunea că diferențele de taxă nu sunt returnabile.

3.6. Participanții care nu achită taxa de participare în cinci zile de la efectuarea înscrierii duce la anularea înregistrării, cu posibilitatea unei înscrieri ulterioare.

3.7. În caz de neprezentare la start, abandon sau retragere din orice motiv, taxa de participare nu se returnează. De asemenea, nu se va proceda la returnarea taxei în situația în care modificările intervenite la nivel legislativ, vor impune restricționarea accesului la eveniment a anumitor categorii de persoane.

3.8. În cazul anulării competiţiei în situație de forţă majoră sau din motive care nu depind de organizator, taxa de înscriere nu se returnează. Organizatorul nu va suporta în nici un fel costurile adiacente (transport, cazare, masă, etc.) ale participanţilor.

3.9. În cazul anulării competiției din alte motive decât cele menționate la 3.8., taxa de participare va fi returnată prin transfer bancar prin următoarele modalități: direct în contul bancar asociat cardului cu care s-a făcut plata prin procesatorul de plăți, dacă acest lucru este posibil, sau prin transfer bancar – în contul bancar indicat de către participant prin e-mail la adresa de email contact@bikemarathon.ro.

IV. Kituri de participare

4.1. Kitul nu este vandabil și nu este proprietatea persoanelor înscrise. Înscrierea în concurs asigură rezervarea unui kit care se înmânează fizic doar participantului la competiție și la locațiile de ridicare anunțate de către organizator, conform calendarului anunțat public.

4.2. Kitul de participare cuprinde minim următoarele elemente:

– Tricoul evenimentului (mărimea tricoului va fi aleasă de fiecare participant, in momentul înscrierii. În funcție de producătorul tricoului, dimensiunile pot să difere. De asemenea, dat fiind faptul că înscrierile se închid ulterior plasării comenzii având ca obiect tricourile competiției, organizatorul nu garantează că mărimea tricoului din kit corespunde cu cea aleasă de participant in momentul înscrierii.) – doar pentru categoriile care menționează acest aspect

– Număr concurs + cip cronometrare – cipul va fi doar pentru cursele 20.5km și 38km.

– acces la clasament și rapoarte – cursele 20.5km și 38km.

– diplomă de finisher: se descarcă din aplicație/social media/site web

– medalie (la sosire)

V. Categorii, clasament și premii

5.1. Se premiază OPEN locurile 1,2,3 masculin și feminin la cursele: 20.5km și 38km. Se premiază categoriile de vârstă, locurile 1,2,3 masculin și feminin la cursele 20.5km și 38 km, după cum urmează:

• Feminin 18-34 ani
• Feminin 35-44 ani
• Feminin 45+ ani
• Masculin 18-29 ani
• Masculin 30-39 ani
• Masculin 40-49 ani
• Masculin 50+ ani

5.2. Vor fi acordate premii -simbolice-, alcătuite dintr-o diplomă, goodie-bag cu diverse produse și vouchere, înscriere gratuită la ediția din 2025 și un trofeu pentru categoriile de la punctul 5.1.

5.3. Cursele BikeMarathon Cluj-Napoca sunt:

• Traseul FAMILY – 5km – Cursă adult+copil. Parcurgerea distanței se face pe traseul indicat de Organizator.
• Traseul 10.5km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 10.5km pe traseul indicat de Organizator.
• Traseul 20.5km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 20.5km pe traseul indicat de Organizator.
• Traseul 38km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 38km pe traseul indicat de Organizator.
• e-Traseul 10.5km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 10.5km pe traseul ales de către participant.
• e-Traseul 20.5km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 20.5km pe traseul
• ales de către participant.
• e-Traseul 38km – Cursă individuală. Parcurgerea unei distanțe de 38km pe traseul ales de către participant.

VI. Proceduri de concurs

6.1. Numărul de concurs trebuie prins pe partea din față a bicicletei, recomandăm de ghidon, şi trebuie să fie vizibil pe toată durata concursului. În caz de abandon, numărul trebuie predat la punctul de control unde se anunţă retragerea din concurs.

6.2. Cipul de cronometrare este fixat pe numărul concursului (lipit pe spatele numărului) și se poartă prins împreună cu numărul de concurs pe partea din față a bicicletei, neacoperit cu alte echipamente.

6.3. Startul: în 10 noiembrie 2024, duminică, Muzeul Etnografic Romulus Vuia, Cluj-Napoca. Zona de start se deschide cu 30 minute și se închide cu 10 minute înainte de ora oficială de start a cursei. Intrarea în zona de start se face doar prin porțile de acces, astfel că concurentul trebuie să rămână în zona de start odată intrat. Cei care au pierdut startul vor avea posibilitatea de a pleca timp de cinci minute după ora oficială de start. . Cei care au pierdut startul vor pleca în cursă în aceste 5 minute și trebuie să anunțe personalul Asociației de la start. Cronometrajul se va face în acord cu ora oficială de start. Participanţii care vor lua startul după cele 5 minute nu vor intra in clasament.

6.4. Startul diferitelor probe va fi după programul primit pe email și afișat public.

6.5. În cadrul Cursei FAMILY – 5KM, minorul trebuie să pedaleze, pe tot parcursul traseului, însoțit de un adult.

6.6. Retragerea din concurs din alt motiv decât cel de accident se poate face doar la punctele de control de pe traseu sau în zona start/sosire. Concurentul care nu mai poate sau nu mai doreşte să continue concursul are obligaţia de a se deplasa până la cel mai apropiat punct de control sau la punctul de start/sosire, unde va preda numărul de concurs şi va fi considerat retras.

Concurenţii care se deplasează mai încet au obligația de a fi atenţi pentru a le face loc celor care vin din spate, celor care doresc şi pot să îi depășească.

Organizatorul poate interzice luarea startului sau continuarea cursei pentru orice participant dacă acesta se prezintă în stare de ebrietate sau este sub efectul substanţelor halucinogene, dacă prezintă o stare de slăbiciune sau epuizare fizică sau psihică sau nu poartă cască de protecție.

VII. Protecția mediului înconjurător

7.1.  Este strict interzisă aruncarea deşeurilor de orice fel, în orice loc de pe traseu, în afara celor amenajate sau la punctele de control. Nerespectarea acestei reguli atrage descalificarea concurentului.

VIII. Echipament obligatoriu

8.1. Următorul echipament este obligatoriu pentru fiecare participant care va fi prezent la start: pantofi de alergare, ținută sportivă (pantaloni /fustă/colanți, tricou/maieu de alergare), număr de concurs (pus la dispoziţie de către organizator) și cască de protecție pentru bicicliști.

IX.Suporteri

9.1. Suporterii pot încuraja verbal orice competitor cu condiția să respecte regulile de circulatie, indicațiile autoritățiilor și/sau ale oficialilor și să nu împiedice desfășurarea competiției. Pe parcursul traseului nu este permis nici un ajutor venit din exterior (suporter, spectator, etc.), exceptie făcând asistența acordată în punctele de alimentare amenajate, unde competitorii pe lângă băuturile, fructele și alimentele energizante oferite de organizator, pot primii și alte alimente, lichide. O altă excepție sunt cazurile deosebite (prim ajutor). Asistența între concurenți este permisă și în afara zonelor special amenajate. Prin asistență se înțelege susținerea cu apă, alimente, accesorii, etc. Orice ajutor oferit din vehicule în mișcare este interzis.

X. Confidențialitatea

10.1. Asociația ONedu este operatorul de date cu caracter personal. Organizatorul se angajează să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal ale concurenților. Asociația ONedu stochează și prelucrează datele cu caracter personal aplicând reglementările europene și naționale, sisteme securizate bazate pe acces restricționat și principiul accesului doar la persoanele autorizate și care au nevoie de respectivele informații. Asociația ONedu aplică în procesul de prelucrare a datelor cu caracter personal prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protecția datelor) și ale legislației naționale, precum și reglementările interne ale Asociației ONedu pentru colectarea, prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal.

10.2. Organizatorul își rezervă dreptul de a dezvălui public următoarele informații din cadrul formularului de înscriere: numele și prenumele participantul, categoria la care este înscris, numărul de concurs, intervalul de vârstă și sexul acestuia. Dacă Organizatorul dorește dezvăluirea publică și a altor informații, va solicita în scris acordul participantul.

10.3. Asociația ONedu își rezervă dreptul de a dezvălui parteneri, furnizori și terți date cu caracter personal ale participanților, doar în situațiile necesare bunei desfășurări a proiectului.

10.4. Organizatorul asigură persoanelor fizice ce sunt subiecții prelucrării datelor dreptul la informare și acces la datele cu caracter personal, dreptul la rectificare, actualizare, portabilitate, ștergere, la restricționare și opoziție în conformitate cu prevederile legislației în vigoare. Datele personale sunt păstrate de organizator pe întreaga perioadă a proiectului și ulterior încetării acestuia, în conformitate cu prevederile legale referitoare la arhivarea documentelor.

10.5. Subiecții prelucrării datelor se obligă să informeze Organizatorul cu privire la modificarea datelor cu caracter personal.

10.6. Înscrierea în competiție oferă Asociației ONedu și partenerilor săi din cadrul proiectului BikeMarathon Cluj-Napoca dreptul să utilizeze fotografii, conținut audio-video în care apare, pedalează sau vorbește participantul.

XI. Reclamații și contestații

11.1. Reclamațiile și contestațiile se depun în scris comisiei de concurs în decurs de 1 ora de la închiderea oficială a cursei. Membrii comisiei de concurs și atribuțiile acesteia se stabilesc prin decizia directorului executiv.

XII. Modificarea traseului și alte decizii privind desfășurarea concursului

12.1. Organizatorul poate modifica oricând traseul sau poate anula/opri competiţia dacă aceasta nu se poate desfăşura în condiţii de siguranţă.

12.2. Orice decizie va fi luată de comitetul de concurs sau de directorul de concurs și anunțată cât mai rapid public.

XIII. Dispoziții finale

13.1. BikeMarathon Cluj-Napoca folosește ca traseu de concurs potecile din pădurea Hoia. Concurenții care ies de pe traseul marcat sunt obligati să se întoarcă pe cel mai scurt drum. Alegerea altei variante este penalizată de organizatori cu minute sau descalificare. Fiecare concurent este obligat să respecte traseul marcat, în caz contrar este pasibil de penalități sau descalificare.

13.2. Traseul de concurs nu este inchis altor participanti la trafic (pietoni, turisti, animale și alții). Acest fapt atrage asupra participanților, obligatia de a respecta regulile de conduită în trafic impuse de lege. Orice accident provocat și/sau în care au fost implicați participanți la BikeMarathon Cluj-Napoca, survenit în timpul desfășurării acestuia din nerespectarea regulilor de concurs și a regulilor de conduită în trafic impuse de lege va fi în responsabilitatea celor implicați în accident.

13.3. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a aduce modificări asupra informaţiilor afişate pe site, a regulamentului sau a programului, etc. Aceste modificări vor fi aduse la cunoştinţa participanţilor cel târziu la preluarea numerelor de concurs. În ipoteza unor situații imprevizibile (vreme nefavorabilă sau alte situații similare, cu caracter imprevizibil și inevitabil), organizatorul își rezervă dreptul de a aduce modificări în ceea ce privește organizarea și desfășurarea competiției, inclusiv în data desfășurării evenimentului.

13.4. Asociația ONedu își rezervă dreptul de a modifica prezentul regulament. Orice modificare a acestuia va fi anunțată public, pe site și pe rețelele de socializare.

13.5. Participarea la proiect este restricționată de prezentul regulament.

13.6. Asociația ONedu își rezervă să descalifice participanți pe motive de comportament neadecvat, limbaj licențios, scandal, injurii și cuvinte jignitoare aduse la adresa Organizatorului.

13.7. Participanții poartă întreaga responsabilitate asupra veridicității și legalității documentelor și datelor transmise.

13.8. Prezentul regulament este public pe www.bikemarathon.ro.